CANAL DE DENUNICIAS
INMOBILIARIA RETAMAR, S.A.
ÍNDICE
1. OBJETIVO
2. ÁMBITO OBJETIVO
3. ÁMBITO SUBJETIVO
4. ÓRGANO COMPETENTE
5. FORMULACIÓN DE LA DENUNCIA
6. CONFIDENCIALIDAD DE LAS DENUNCIAS Y PROTECCIÓN DE LOS DENUNCIANTES
7. TRAMITACIÓN DE LAS DENUNCIAS
8. CONCLUSIÓN DE LOS EXPEDIENTES E INFORMACIÓN A LOS ÓRGANOS CORPORATIVOS
9. DIFUSIÓN Y PUBLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
10. ANEXOS
APÉNDICE DE PROTECCIÓN DE DATOS
- OBJETIVO
El CD se constituye como un medio directo, eficaz y confidencial para formular denuncias directas.
Sin perjuicio de que el Canal de Denuncias sea el medio preferente para informar, se podrá utilizar cualquier otra vía que permita la debida comunicación.
Queda rigurosamente prohibido formular denuncias infundadas, inciertas o falsas.
El CD no es válido para la tramitación de reclamaciones de clientes por operaciones comerciales en que opere con RETAMAR.
- ÁMBITO OBJETIVO
- ÁMBITO SUBJETIVO
Podrán formular denuncias cualquier otra persona, que, como consecuencia de sus relaciones con RETAMAR, tenga conocimiento de cualquier ACTO DENUNCIABLE.
- ÓRGANO COMPETENTE
- FORMULACIÓN DE LA DENUNCIA
1. A través de la siguiente dirección de email, habilitada a tales efectos:
economico@inmoretamar.es
2. Mediante envío de carta a la siguiente dirección postal:
INMOBILIARIA RETAMAR, S.A.
Canal de Denuncias.
Responsable del Sistema Interno de Información
C/ Virgen de los Milagros nº 54.
11500 El Puerto de Santa María, Cádiz.
El escrito de denuncia deberá contener como mínimo las siguientes menciones:
a) Identidad del denunciante (puede omitirse con objeto de garantizar el anonimato de las personas que presenten una denuncia, si así lo desean).
b) Relación con RETAMAR del Denunciante.
c) Identidad del denunciado.
d) Hechos, motivos de la denuncia y un principio de prueba cuando sea posible.
e) Lugar, fecha y firma electrónica cuando esté disponible.
Independientemente del canal elegido, el denunciante deberá proporcionar la información de la que disponga para facilitar el análisis.
Con el fin de permitir la correcta tramitación de las denuncias que se formulen, será obligatorio que éstas sean nominativas.
Se asignará un número de orden a cada denuncia formulada, y se dispondrá por el RS de un registro de las mismas.
Se responderá al emisor de la denuncia, confirmando la recepción y, en su caso, el inicio de la investigación, recordándole su deber de confidencialidad.
- CONFIDENCIALIDAD DE LAS DENUNCIAS Y PROTECCIÓN DE LOS DENUNCIANTES
No se podrá adoptar ninguna medida disciplinaria ni ningún tipo de represalia, directa o indirecta, contra los que presenten alguna denuncia de buena fe y conforme a las reglas de este procedimiento. Lo mismo será aplicable a las personas que colaboren en su investigación o en la fase de tramitación.
- TRAMITACIÓN DE LAS DENUNCIAS
En los supuestos en los que el RS considere que la denuncia no debe tramitarse, en el registro quedará constancia de la denuncia recibida y no se iniciará actuación alguna. Esta decisión no impedirá la iniciación de una investigación posterior si se recibe nueva información adicional.
El RS, una vez admitida a trámite la denuncia, abrirá un expediente para su dilucidación, pudiendo designar a un instructor especialmente encargado de su tramitación. Se podrá recabar toda la información, documentación y colaboración que se considere necesaria de cualquier empleado o departamento de RETAMAR, así como practicar las pruebas que se consideren oportunas.
No obstante lo anterior, en el supuesto de que en cualquier momento se apreciaran indicios suficientes de la comisión de un ilícito penal, se remitirá la información a las autoridades competentes, y se procederá al archivo del procedimiento, dando cuenta de ello al denunciante.
Sin perjuicio de la confidencialidad de la identidad del denunciante, la persona denunciada será informada de la denuncia y de sus derechos. No obstante, esta información podrá retrasarse mientras sea necesario para poder llevar a cabo eficazmente la investigación.
El plazo de la tramitación del expediente no podrá exceder de tres meses desde su apertura, salvo que concurran circunstancias especiales.
Los datos personales relacionados con las denuncias se conservarán durante las investigaciones que se lleven a cabo y, una vez concluidas las mismas, se eliminarán a los tres meses, salvo que, por llevarse a cabo actuaciones judiciales o por otras autoridades competentes, resulte necesaria su conservación.
La investigación se llevará a cabo bajo los principios de confidencialidad, objetividad, imparcialidad y discreción.
- CONCLUSIÓN DE LOS EXPEDIENTES E INFORMACIÓN A LOS ÓRGANOS CORPORATIVOS
En todo momento se mantendrá informado al Gerente sobre las denuncias formuladas, independientemente de su trascendencia.
Adicionalmente, se incluirá un desglose de las denuncias tramitadas, su resultado y las medidas adoptadas, en el informe semestral que el RS debe efectuar.
- DIFUSIÓN Y PUBLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
- ANEXOS
APÉNDICE DE PROTECCIÓN DE DATOS
1. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN DENUNCIAS
INMOBILIARIA RETAMAR, S.A. es la responsable del tratamiento de los datos de carácter personal en el ámbito del procedimiento de denuncia y se compromete a garantizar la confidencialidad y protección de los datos de carácter personal de personas implicadas en un procedimiento de denuncia, cumpliendo las obligaciones que le imponga la normativa en materia de protección de datos de carácter personal que sea aplicable en cada momento.
El acceso a los datos personales de las personas implicadas en un procedimiento de denuncia, quedará limitado a las personas que conforme al procedimiento de denuncia deban tener acceso a dichos datos.
INMOBILIARIA RETAMAR, S.A. garantiza especialmente la confidencialidad de los datos correspondientes al denunciante. No obstante lo anterior, si las conductas o hechos denunciados pudieran ser susceptibles de una infracción administrativa, penal o laboral, se podrá facilitar a las autoridades competentes la identidad del denunciante, si ello fuera necesario.
INMOBILIARIA RETAMAR, S.A. facilitará al denunciado toda la información que exija la legislación vigente para garantizar un tratamiento de datos leal y transparente.
Los datos personales del denunciante, del denunciado y de los empleados y terceros implicados en el procedimiento de denuncia se conservarán en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo necesario para llevar a cabo la investigación sobre los hechos denunciados, que no podrá exceder de tres (3) meses.
Si, transcurridos tres (3) meses desde la introducción de los datos en el sistema, fuera necesaria su conservación para la tramitación de auditorías internas, la continuación de la investigación o como resultado de los procedimientos administrativos o judiciales derivados de la denuncia y la investigación realizada, los datos seguirán siendo tratados cumpliendo las formalidades legales en materia de protección de datos.
INMOBILIARIA RETAMAR, S.A. garantiza especialmente la confidencialidad de los datos correspondientes denunciante, así como la ausencia de represalias. El acceso a los datos personales del denunciante queda limitado a las personas que conforme al procedimiento de denuncia deban tener acceso a dichos datos. No obstante lo anterior, si las conductas o hechos denunciados pudieran ser susceptibles de una infracción administrativa, penal o laboral, INMOBILIARIA RETAMAR, S.A. se reserva la facultad de facilitar a las autoridades competentes la identidad del denunciante, si ello fuera necesario.
Los datos serán conservados con la finalidad de tramitar la denuncia presentada conforme a lo dispuesto en el Canal de Denuncia de INMOBILIARIA RETAMAR, S.A. y se conservarán el tiempo necesario para cumplir con la finalidad citada.
El responsable del tratamiento de los datos personales es INMOBILIARIA RETAMAR, S.A., a la que pueden dirigirse mediante comunicación postal a su domicilio social en C/ Virgen de los Milagros nº 54, 11.500 El Puerto de Santa María, Cádiz, o a la dirección de correo electrónico info@inmoretamar.es, para ejercitar los derechos que les otorgue la normativa de protección de datos de carácter personal vigente en cada momento, pudiendo acceder a sus datos personales, rectificar los datos inexactos o solicitar su supresión cuando los datos ya no sean necesarios. Asimismo podrán dirigir sus reclamaciones ante la Agencia Española de Protección de Datos.
Acepto que mis datos personales sean objeto de tratamiento de acuerdo con lo dispuesto en este aviso legal, y el procedimiento del Canal de Denuncias de INMOBILIARIA RETAMAR, S.A..